Kebijakan Privasi SIGAP Universitas Pattimura

Pendahuluan

Selamat datang di Kebijakan Privasi Sistem Informasi Kepegawaian Terintegrasi (SIGAP) Universitas Pattimura. Dokumen ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi informasi pribadi Anda sebagai pegawai, dosen, atau tenaga kependidikan di Universitas Pattimura.

SIGAP dirancang untuk mengelola data kepegawaian secara efisien dan aman, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan peraturan kepegawaian yang berlaku.

Informasi yang Kami Kumpulkan

Sistem Informasi Kepegawaian Terintegrasi mengumpulkan data berikut:

• Data identitas pribadi (nama lengkap, NIK, NIP/NIDN, tempat dan tanggal lahir, alamat, foto, dll.)
• Informasi kontak (nomor telepon, alamat email pribadi dan institusi, alamat tempat tinggal)
• Data keluarga (status perkawinan, informasi pasangan, anak, dan tanggungan)
• Kualifikasi akademik dan profesional (riwayat pendidikan, gelar, sertifikasi)
• Riwayat kepegawaian (tanggal mulai bekerja, status kepegawaian, jabatan, unit kerja)
• Informasi keuangan (gaji, tunjangan, rekening bank, NPWP, informasi pajak)
• Data kinerja (penilaian kinerja, capaian, penghargaan, sanksi)
• Riwayat cuti dan kehadiran (absensi, izin, cuti tahunan, cuti sakit, dll.)
• Informasi kesehatan (riwayat kesehatan, asuransi kesehatan, disabilitas)
• Dokumen kepegawaian (SK pengangkatan, kontrak, sertifikat, dll.)
• Data pengembangan karir (pelatihan, workshop, seminar yang diikuti)
• Untuk dosen: data penelitian, publikasi, pengabdian masyarakat, dan beban kerja dosen (BKD)
• Log aktivitas pengguna dalam sistem

Tujuan Penggunaan Data

Kami menggunakan data kepegawaian untuk tujuan berikut:

• Administrasi kepegawaian dan manajemen sumber daya manusia
• Penggajian dan manajemen kompensasi
• Penilaian kinerja dan pengembangan karir
• Perencanaan suksesi dan pengembangan kepemimpinan
• Manajemen cuti dan kehadiran
• Pelaporan ke Kementerian Pendidikan dan instansi pemerintah terkait
• Pengelolaan beban kerja dosen dan evaluasi kinerja akademik
• Pengambilan keputusan strategis terkait sumber daya manusia
• Pemenuhan kewajiban hukum dan peraturan
• Audit internal dan eksternal
• Komunikasi internal dengan pegawai

Dasar Hukum Pemrosesan Data

Kami memproses data kepegawaian berdasarkan:

• Pelaksanaan kontrak kerja atau hubungan kepegawaian
• Kewajiban hukum sebagai institusi pendidikan tinggi negeri
• Kepentingan sah Universitas Pattimura dalam pengelolaan sumber daya manusia
• Persetujuan yang Anda berikan untuk pemrosesan data tertentu
• Peraturan perundang-undangan terkait kepegawaian, termasuk UU ASN, UU Ketenagakerjaan, dan peraturan pendidikan tinggi

Akses dan Keamanan Sistem

SIGAP menerapkan kontrol akses berlapis untuk memastikan data kepegawaian hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang:

• Akses Pegawai: Setiap pegawai dapat mengakses dan memperbarui data pribadi mereka sendiri melalui akun yang dilindungi kata sandi.
• Akses Manajemen: Atasan langsung dapat mengakses data pegawai di bawah supervisi mereka sesuai dengan kebutuhan manajemen.
• Akses Kepegawaian: Staf Bagian Kepegawaian memiliki akses yang lebih luas untuk mengelola data seluruh pegawai.
• Akses Administrator: Administrator sistem memiliki akses penuh untuk mengelola sistem dan mengatasi masalah teknis.

Semua akses ke sistem dicatat (log) dan dipantau untuk mendeteksi dan mencegah akses yang tidak sah.

Penyimpanan dan Keamanan Data

Universitas Pattimura menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi yang ketat untuk melindungi data kepegawaian:

• Enkripsi data sensitif dalam penyimpanan dan transmisi
• Autentikasi multi-faktor untuk akses sistem
• Firewall dan sistem deteksi intrusi
• Pemantauan keamanan 24/7
• Backup data reguler dan rencana pemulihan bencana
• Pembaruan keamanan dan patch secara berkala
• Pelatihan keamanan untuk staf yang mengelola sistem

Data kepegawaian disimpan selama masa kerja pegawai dan untuk periode tertentu setelah pemutusan hubungan kerja sesuai dengan kewajiban hukum dan keperluan arsip. Beberapa data mungkin disimpan secara permanen untuk tujuan historis dan statistik.

Berbagi Informasi

Data kepegawaian dapat dibagikan dengan:

• Unit kerja internal Universitas Pattimura yang memerlukan data untuk fungsi administratif (Keuangan, Perencanaan, Akademik, dll.)
• Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi untuk pelaporan dan keperluan administratif
• Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk pegawai dengan status PNS
• BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan untuk keperluan jaminan sosial
• Direktorat Jenderal Pajak untuk keperluan perpajakan
• Bank yang ditunjuk untuk pembayaran gaji
• Auditor eksternal dalam rangka audit institusi
• Pihak berwenang berdasarkan permintaan hukum atau dalam kasus darurat

Semua pembagian data dilakukan dengan prinsip minimalisasi data dan hanya informasi yang diperlukan yang dibagikan. Pihak ketiga yang menerima data diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data.

Hak Pegawai Terkait Data

Sebagai pegawai, Anda memiliki hak-hak berikut terkait data pribadi Anda:

• Hak untuk mengakses data pribadi Anda yang tersimpan dalam SIGAP
• Hak untuk meminta koreksi data yang tidak akurat atau tidak lengkap
• Hak untuk meminta penjelasan tentang pemrosesan data Anda
• Hak untuk menolak pemrosesan data tertentu dalam kondisi tertentu
• Hak untuk mengajukan keluhan terkait pemrosesan data Anda
• Hak untuk meminta penghapusan data tertentu (dengan batasan untuk data yang harus disimpan berdasarkan kewajiban hukum)

Untuk menggunakan hak-hak ini, silakan hubungi Bagian Kepegawaian atau Petugas Perlindungan Data melalui informasi kontak di bawah.

Kewajiban Pegawai

Sebagai pengguna SIGAP, Anda memiliki kewajiban untuk:

• Menjaga kerahasiaan kredensial akses Anda (username dan password)
• Memperbarui data pribadi Anda ketika terjadi perubahan
• Melaporkan segera jika mengetahui adanya pelanggaran keamanan data
• Menggunakan sistem sesuai dengan kebijakan penggunaan yang ditetapkan
• Tidak membagikan informasi sensitif dari sistem kepada pihak yang tidak berwenang

Pembaruan dan Notifikasi

Perubahan signifikan pada data kepegawaian (seperti promosi, mutasi, perubahan status) akan dinotifikasikan kepada pegawai yang bersangkutan melalui email institusi atau notifikasi dalam sistem.

Perubahan pada Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam praktik pengelolaan data atau kewajiban hukum. Perubahan akan diumumkan melalui SIGAP, website universitas, dan email institusi.

Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang Kebijakan Privasi ini atau penanganan data pribadi Anda dalam SIGAP, silakan hubungi:

Atau